¿No estás seguro de cómo utilizar Zoom Meetings ? ¿O cómo configurarlo? Tal vez sientas curiosidad por las funciones que ofrece Zoom. Estas son las preguntas que escucho a menudo en estos días porque muchas personas empiezan a utilizar la plataforma Zoom para videoconferencias en su empresa.
Si eres nuevo en Zoom, lo primero que debes hacer es crear una cuenta y familiarizarte con la configuración y las funciones básicas de la herramienta. Para eso es esta guía. Te dirá exactamente cómo configurar Zoom, con qué configuraciones debes jugar primero y qué principales funciones debes conocer. ¡Vamos con ello!
Cómo configurar Zoom
Antes de comenzar a usar Zoom, primero debes configurarlo. Esto significa crear una cuenta, descargar las aplicaciones requeridas y encargarte de algunas configuraciones básicas.
Para crear una cuenta, visita la página de registro de Zoom y sigue las instrucciones en pantalla. Todo lo que tienes que hacer es ingresar tu dirección de correo electrónico del trabajo, activar tu cuenta a través de un enlace que se te envia al correo electrónico y agregar tu nombre y la contraseña de tu elección. Eso es.
El siguiente paso es descargar las aplicaciones que usarás. Estos incluyen la aplicación para tu PC y la aplicación para tu dispositivo Android o iOS si planeas unirte a reuniones sobre la marcha. Puedes unirte a una reunión de Zoom en tu PC sin la aplicación, ya que el software funciona en un navegador. Sin embargo, su conjunto de funciones es limitado en este caso. Por esa razón, nuestro consejo es obtener la aplicación
Ahora es el momento de actualizar tu información personal y algunas configuraciones importantes. Lo primero que recomendamos es cargar tu imagen de perfil, que aparecerá en una reunión de Zoom cuando tu cámara esté apagada, lo que te hará lucir más profesional. Para hacer el trabajo, dvete a la página de su perfil , haz clic en el enlace «Cambiar» en la parte superior y carga tu imagen. Y mientras estás en la página de tu perfil, desplázate hacia abajo para asegurarte de que la zona horaria y el formato estén configurados correctamente.
Lo último que te recomendamos que hagas es decidir si quieres que la cámara y el micrófono estén encendidos o apagados de forma predeterminada cuando te unes a una reunión. Deberás abrir la aplicación Zoom en tu PC para actualizar estas dos configuraciones, ya que no están disponibles en el cliente web.
He aquí cómo hacerlo:
- Abre la aplicación, inicia sesión y haz clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha (debajo de la imagen de su perfil) para acceder a la configuración.
- Desde allí, haz clic en la opción «Video» y marca o desmarca la casilla junto a «Desactivar mi video al unirse a reuniones».
- Luego, haz clic en «Audio» en la columna de la izquierda y marca o desmarca la casilla junto a «Silenciar mi micrófono al unirse a una reunión«.
- Zoom guardará los cambios automáticamente, por lo que puedes continuar y cerrar la ventana.
Estas son las configuraciones básicas que te recomendamos que actualices antes de unirte a tu primera reunión, aunque también hay muchas otras disponibles. Revísalas todas si estás dispuesto a hacerlo y actualiza las que más te interesan.
Consulta también: Reuniones de Zoom: 10 consejos y trucos que debes conocer
Cómo utilizar las funciones de Zoom
Si quieres saber cómo utilizar Zoom, tienes que familiarizarte con sus principales características. Te sugerimos que lo hagas antes de unirte a una reunión real. Todo lo que tienes que hacer es iniciar la aplicación Zoom en tu PC y presionar el botón «Nueva reunión». Esto iniciará una nueva reunión, y tu serás el único que asistirá a ella, lo que te dara mucha paz y tranquilidad para jugar con las funciones disponibles. Estas son los principales caracteristicas que debes conocer y probar:
Enciende y apaga el micrófono y la cámara: los controles del micrófono y la cámara se encuentran en la esquina inferior izquierda. Simplemente haz clic en el micrófono o en el icono de la cámara para encender o apagar cualquiera de ellos. Te sugerimos que mantenga el micrófono en silencio cuando no estés hablando para evitar el ruido de fondo que puedes molestar a otros participantes.
Silenciar a un participante: esta es una función que solo está disponible para un organizador: la persona que inicia una reunión. Si hay un ruido de fondo excesivo proveniente de una determinada persona (como sus hijos gritando de fondo), un administrador puede apagar su micrófono con un simple clic. Para hacerlo, haz clic en el botón «Administrar participantes» ubicado en la barra de tareas y luego haz clic en el botón azul «Silenciar» que aparece una vez que pasas el mouse sobre el nombre de un participante.
Levanta la mano: siempre que quieras hablar, puedes señalarlo al anfitrión levantando la mano virtualmente. A continuación, el anfitrión te dará la palabra para hablar o hacer preguntas. Esta es una gran característica que evita que varias personas hablen a la vez. También es fácil de usar. Selecciona la opción «Participantes» de la barra de tareas y luego haz clic en la opción «Levantar la mano» en la parte inferior de la sección que se muestra en el lado derecho.
Grabar una reunión: todas las reuniones de Zoom se pueden grabar. Esta es una gran característica, ya que permite a los empleados que no pudieron asistir a una reunión revisarla más tarde. Para comenzar a grabar, simplemente presiona el botón «Grabar» en la barra de tareas. Las grabaciones se pueden guardar en tu dispositivo o en la nube, aunque esta última no está disponible en planes gratuitos. Además, ten en cuenta que el anfitrión de una reunión administra esta función.
Chatear con amigos: Zoom tiene una función de chat integrada que es ideal para hacer preguntas y dar comentarios durante una reunión. Para usarlo, presiona el botón «Chat» en la barra de tareas, escribe tu mensaje en la columna de la derecha que aparece y presiona Intro. El mensaje se enviará a un canal grupal de forma predeterminada, lo que significa que todos lo verán. También tienes la opción de enviar un mensaje privado a un amigo seleccionando su nombre en el menú desplegable ubicado sobre el campo de texto.
Compartir la pantalla: Zoom admite el uso compartido de pantalla, una herramienta imprescindible para una herramienta de videoconferencia centrada en los negocios. Para comenzar, simplemente presiona la opción «Compartir pantalla» en la barra de tareas y luego eligue si deseas compartir la vista de tu navegador o la de una aplicación que se ejecuta en tu PC. También hay una opción de pizarra disponible que permite un enfoque más creativo. Además, puedes seleccionar compartir solo una parte de tu pantalla para ocultar datos confidenciales.
Ver también: Zoom vs. Google Hangouts: ¿Cuál es mejor para tus necesidades?
Cómo unirse a una reunión de Zoom
Unirse a una reunión de Zoom es muy sencillo, sin importar qué dispositivo estés utilizando. El anfitrión de la reunión compartirá un enlace contigo y todo lo que tienes que hacer es hacer clic en él. La aplicación en tu dispositivo se iniciará automáticamente y te conectará a la reunión.Puedes unirse a una reunión de Zoom con un teléfono normal sin conexión a Internet.
La otra opción es que el anfitrión comparta contigo el ID de la reunión, que consta de nueve números (ejemplo: 000-000-000). En este caso, tendrás que abrir la aplicación Zoom en tu dispositivo, hacer clic en el botón azul «Unirse«, escribir el ID de la reunión y presionar «Unirse a la reunión«. También deberás escribir una contraseña que el organizador de la reuniónte proporcionará en algunos casos.
La tercera opción es unirse a una reunión llamando a uno de los números de teléfono que aparecen en la invitación por correo electrónico de la reunión de Zoom. Esta es una excelente opción si estás de viaje y no tienes acceso a una conexión a Internet. Sin embargo, necesitarás que alguien te envíe un mensaje de texto con el número para llamar, ya que no podrás revisar tu correo electrónico.
Consulta también: Skype: Guía de uso para llamadas y videoconferencias
Cómo configurar una reunión de Zoom
La forma más sencilla de configurar una reunión de Zoom es abrir la aplicación Zoom en tu dispositivo y hacer clic en la opción «Nuevas reuniones». A partir de ahí, tiene un par de opciones disponibles. La primera es hacer clic en el ícono en la esquina superior izquierda (al lado del candado verde), copiar la URL o ID de la reunión y luego compartirlas con tu equipo en Slack o en cualquier otra aplicación de chat que estés usando. Luego, las personas pueden unirse a la reunión haciendo clic en el enlace o abriendo la aplicación Zoom y escribiendo el ID de la reunión.
La otra opción es hacer clic en el botón «Invitar» en la barra de tareas, seleccionar las personas en la carpeta Contactos que deseas invitar a la reunión y hacer clic en el botón «Invitar«. Esto enviará un correo electrónico a las personas que seleccionaste, que contendrá el enlace a la reunión, el ID de la reunión y algunos números a los que las personas pueden llamar si desean unirse a la reunión con un teléfono. Puedes programar una reunión de Zoom y agregarla al calendario con solo unos pocos clics.
También puedes programar una reunión con anticipación con la ayuda de Google Calendar . Para comenzar, abre aplicación Zoom en tu dispositivo, haz clic en la opción «Programar» y completa los campos obligatorios, incluida la fecha y hora de la reunión. Luego haz clic en el botón «Programar» que te llevará al sitio web de Google Calendar.
Desde allí, puedes agregar invitados (personas a las que desea invitar a la reunión), vuelver a verificar si todos los datos son correctos, haz clic en «Guardar» y luego selecciona la opción «Enviar» para que los participantes reciban un correo electrónico con todos los detalles requeridos.
Cómo finalizar una reunión de Zoom
Tiene dos opciones disponibles si es el anfitrión, las cuales aparecen cuando haces clic en el botón «Finalizar reunión» en la esquina inferior derecha. El primero es «Finalizar reunión para todos«, que desconectará a todos los participantes de la reunión cuando se presione. La segunda es la opción «Salir de la reunión» que solo tu desconectarás de la reunión, lo que permitirá que el resto del equipo continúe la conversación si así lo desean.
Si no es el anfitrión de una reunión, solo tendrás disponible la opción «Salir de la reunión«, que cerrará la sesión cuando se haga clic en ella. No necesitarás hacer clic en la opción si el anfitrión finaliza la reunión para todos los participantes, en cuyo caso se cerrará la sesión automáticamente.
Si ha llegado hasta aquí, ahora ya sabes cómo utilizar Zoom Meetings, sus funciones principales y cómo iniciar, unirse y finalizar una reunión. Estas son las cosas principales que debes conocer, aunque hay muchas otras características y configuraciones con las que puede jugar.
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