MS Teams es una compleja plataforma de videoconferencia desarrollada por Microsoft para satisfacer las principales necesidades de las instituciones educativas y las empresas gestionadas de forma remota, donde no siempre es posible compartir un espacio de trabajo físico.
Por lo tanto, el concepto básico es crear un sustituto real de la oficina existente en el mundo real, para permitir tanto un videochat común como funciones más complejas (compartir audio / video, pantalla, archivo, etc.). La mayoría de las funciones avanzadas de este software están disponibles solo para suscriptores de paquetes de suscripción especiales, vinculados a los planes de asociación de Office 365, una poderosa versión de la famosa suite ofimática de Microsoft.
En esta guía, te contaré cómo crear una reunión en Microsoft Teams , así como lo que puedes hacer físicamente durante una de estas sesiones. Sin embargo, especifico que no estoy «vinculado» a Microsoft de ninguna manera, y no tengo una competencia certificada en el uso de sus productos: mi consejo es el resultado de mi experiencia personal, que puede diferir de la tuya o ser parcial. . Para cualquier duda sobre la calidad y el funcionamiento de los productos de Office 365, comunícate directamente con Microsoft y sigue las instrucciones adjuntas.
Cómo funciona MS Teams
Desde un punto de vista práctico, Teams es mucho más que una simple plataforma de video chat; queriendo arriesgar una definición, podríamos llamarla oficina virtual, en la que es posible realizar prácticamente todas las operaciones posibles en vivo, y referirse precisamente al intercambio de datos.
Las principales funciones , excluidas las propias de la docencia, son las siguientes:
- Videochat , incluso con pantalla compartida (lo hablaré en detalle en breve);
- Chat de texto . Esta función es prácticamente idéntica a los servicios de mensajería más populares (FB Messenger, WhatsApp, Skype, etc.), con pocos errores conocidos relacionados con el envío de fotos pesadas. Es posible conocer el estado de la comunicación (mensaje enviado, recibido, leído), así como modificar las imágenes extemporáneamente antes de enviarlas (recorte, rotación, etc.);
- Tablón de anuncios . Es un tablero de mensajes prácticamente idéntico al de Facebook, donde es posible publicar texto, documentos, imágenes y etiquetar personas interesadas;
- Compartir archivos . Es un espacio en la nube, donde las personas admitidas en el equipo pueden cargar y descargar archivos, crear carpetas, etc.
¿A quién puede contactar a través de Teams?
A través de Teams es posible contactar completamente solo a los usuarios registrados en el servicio , como te contaré con más detalle en breve. Sin embargo, existen excepciones, principalmente relacionadas con tener cuentas específicas.
De hecho, es posible participar en una reunión en línea iniciada por un miembro como invitado , simplemente siguiendo el enlace de la reunión , siempre que hayas sido creada por una cuenta especial con los permisos adecuados.
Requisitos previos de software y hardware
Técnicamente, desde el punto de vista de los prerrequisitos del software , un navegador web actualizado es suficiente para utilizar Teams a niveles muy básicos , mientras que para gestionar todas las funciones es imprescindible utilizar la aplicación multiplataforma oficial diseñada y distribuida por Microsoft.
Actualmente, esta aplicación funciona muy bien tanto en PC como en iOS y Android, pero existen algunas limitaciones curiosas : por ejemplo, por razones incomprensibles, las versiones móviles no permiten compartir archivos, en el sentido de que la tarjeta relativa está vacía.
Desde el punto de vista del hardware, sin embargo, es casi esencial tener una cámara web y un micrófono : dije «casi» solo porque, de hecho, es completamente posible participar en reuniones incluso como meros espectadores, sin compartir un audio o transmisión de video, pero obviamente la experiencia del usuario de todo el servicio será muy diferente, limitándose a una especie de chat de texto con contenido de audio / video proporcionado solo por los otros participantes.
En el nivel de consumo de recursos de hardware en un PC, considera que Teams no es un programa particularmente ligero, al contrario: desde la experiencia basada en lo que yo personalmente he podido verificar usando la aplicación, en una actualización en el sistema Windows 10, Teams parece consumir bastante memoria volátil (incluso en segundo plano); este considerable consumo de RAM es evidente desde el inicio de la aplicación, independientemente de la carga de las reuniones, y obviamente debes tenerlo en cuenta si tu PC no es particularmente rápido.
Cómo organizar una reunión en Teams
Ahora veamos en concreto cómo se utiliza el sistema de reuniones de MS Teams . Para la creación y gestión de reuniones, te aconsejo que utilices la aplicación de escritorio (que puede encontrar en esta dirección del sitio de Microsoft ) o la plataforma web , accesible a través del navegador desde esta página del sitio de Microsoft .
Como dije antes, de hecho, las versiones móviles tienen límites considerables, también de carácter práctico, desde el punto de vista del organizador; para los participantes, en cambio, su uso es completamente indiferente.
Configuración inicial de equipos
Ya mencioné anteriormente que debes estar inscrito en un programa de Office 365 adecuado para usar Teams, pero eso no es suficiente: también debes haber sido autorizado para realizar ciertas operaciones por la persona que, en la estructura a la que perteneces, administra las licencias.
Por lo general, esto significa que en tu organización (escuela, oficina, empresa, etc.) hay un técnico que tiene una cuenta de administrador de TI (también llamado administrador del sistema), que puede habilitar o bloquear ciertas funciones dentro de las cuentas adquiridas por la organización, y es el único que puede, si así lo requiere la licencia, brindarte acceso a algunas funciones complejas, como la creación de reuniones con vínculos de invitación, esenciales para invitar a personas externas sin cuentas de Teams.
Iniciar una reunión en Teams
Para iniciar una reunión en Teams, tienes dos opciones: programarla , como te diré en breve, o iniciarla de inmediato . En ambos casos, solo debes acceder a la pestaña » Calendario » desde los comandos de la izquierda en la aplicación o ventana del navegador, donde encontrarás los respectivos botones en la parte superior, como te muestro en la pantalla de ejemplo.
Una vez que presiones el botón Reunión instantánea (pero esto es solo para dar un ejemplo, porque es exactamente la misma pantalla que aparecería al programar una reunión), verá una ventana emergente, desde la cual puedes configurar algunas opciones básicas , incluyendo el título de la reunión.
La configuración de audio / video para la reunión solo afecta su cuenta: obviamente, cuando comienza una reunión, siempre hay una cierta cantidad de tiempo, dentro del cual los participantes deben poder conectarse, y probablemente no quieras dejar el audio y videos vinculados mientras reorganizas tu espacio de trabajo; Por lo tanto, terecomiendo que los desactives antes de presionar el botón Unirse ahora , que da inicio a la reunión. A continuación, puedesactivarlos más tarde y desactivarlos de nuevo según sea necesario.
Agregar asistentes a la reunión de Teams
Ahora que hemos comenzado la reunión, también debemos agregar a los participantes . Para hacer esto, simplemente presiona el botón pequeño en la parte inferior de la ventana, donde verás dos hombres superpuestos . Esto abrirá una pestaña simple, desde la cual puedes buscar usuarios de Teams registrados para invitarlos a la reunión.
A través del mismo botón, y por tanto gracias a la lista de participantes a la que te dará acceso, obviamente podrás interactuar con estos contactos, bloquearlos, enviar mensajes privados, etc., prácticamente idénticos a Skype y otras plataformas.
Opciones para programar la reunión en Teams
Si eliges la «forma» del horario, presionando el botón » Nueva reunión » en la pestaña del calendario podrás decidir de antemano la fecha y hora de la reunión , así como seleccionar los nombres de los participantes, quienes recibirán un recordatorio cuando comience la reunión.
Con una cuenta que tiene funciones avanzadas, como ya te he dicho, también puedes invitar a personas ajenas a Teams, simplemente compartiendo un enlace a la reunión , proporcionado por el mismo programa.
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Cómo administrar la reunión en Teams
Durante la reunión de Teams, puedes hacer lo siguiente:
- Compartir archivos a través del chat;
- Envíar y recibir mensajes , privados y grupales;
- Compartir la pantalla, una pizarra virtual o ventanas individuales de tu PC, usando el botón «Compartir».
Especifico que la función de compartir pantalla está disponible para todos los usuarios conectados a la reunión, a menos que la desactives desde la ventana de administración. También es posible compartir el audio del PC, pero esta opción no siempre funciona correctamente. De hecho, a veces sucede que la voz no está perfectamente sincronizada con el video en streaming, también gracias a una mediocre conexión a internet en la carga y un ordenador lento.
Cómo cerrar la reunión en Teams
Para detener la reunión en Teams y cerrar la sala virtual, simplemente presiona el botón rojo con el teléfono (abajo a la derecha).
Opcionalmente, también puedes cerrar la ventana del programa , pero no lo recomiendo , porque podrías dejar los canales de audio / video abiertos sin tu conocimiento y permanecer audible y visible para otros usuarios conectados.
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