Cómo usar Google Drive: todo lo que necesitas saber

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube inmensamente popular que te permite guardar varios archivos en la nube y luego acceder a ellos desde tu teléfono inteligente, tablet o PC. Viene preinstalado en la mayoría de los teléfonos Android nuevos, y ya tienes una cuenta si alguna vez has utilizado el correo electrónico de Gmail.

Es potente y fácil de usar, pero si eres nuevo en el almacenamiento en la nube y nunca has utilizado competidores como Dropbox o Box, puede resultar un poco abrumador. Para ayudarte, hemos realizado esta guía para principiantes sobre cómo usar Google Drive. No dudes en utilizar el indice de contenido para pasar a la parte más relevante para ti. 

¿Qué es Google Drive? ¿Como funciona?

No nos volveremos demasiado técnicos aquí, pero Google Drive es la solución de almacenamiento en la nube de Google. Te permite almacenar tus videos, fotos y documentos en los servidores de Google para que puedas liberar espacio en tu disco duro y acceder a ellos desde casi cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Antes de profundizar en todas las funciones y mostrarte cómo usar Google Drive, hablemos de algunas cosas básicas que debes saber. La primera es que necesitas una cuenta de Google para utilizar el servicio. Es gratis y se puede configurar en unos minutos . La cuenta te brinda acceso a todos los servicios de Google, incluidos Drive, Gmail, Fotos, YouTube, Play Store, etc…

Puedes acceder a Drive en la web dirigiéndose a drive.google.com o mediante la aplicación gratuita de Android o IOS. También puedes ver todos tus archivos a través de la carpeta de Drive en tu PC con Google Drive for Desktop, pero primero debes descargar el software.

Puedes obtener el software visitando el sitio web de Drive. Desde aquí, haz clic en el engranaje de configuración en la parte superior derecha, luego en Obtener Drive para escritorio . Sigue las instrucciones de instalación, luego inicia el programa y realiza el proceso de configuración, después de lo cual verás un icono de Google Drive en la pestaña Favoritos en Windows.

Precios de Google Drive

Cuando se trata de almacenamiento, obtienes 15 GB gratis, que se comparten entre Drive, Gmail y Fotos. Eso es suficiente para la mayoría de las personas, pero puede agregar más por una tarifa de suscripción mensual o anual. Esta suscripción ahora se llama Google One y ofrece beneficios adicionales a parte de más almacenamiento, como reembolsos en Google Store.

Tipos de archivos compatibles

El espacio de almacenamiento es la principal preocupación para la mayoría de las soluciones de almacenamiento en la nube, pero las limitaciones del tipo de archivo también pueden ser importantes para muchos usuarios. Afortunadamente, Google Drive admite una tonelada de tipos de archivos, incluidos .jpeg, .png, .gif, mpeg4, .mov y .avi; consulta la lista completa aquí .

También existen límites de tamaño de archivo, pero no causarán problemas a la mayoría de los usuarios:

• Documentos: hasta 1,02 millones de caracteres. Si convierte un documento de texto al formato de Google Docs, puede tener hasta 50 MB.
• Hojas de cálculo : hasta dos millones de celdas para hojas de cálculo creadas o convertidas en Hojas de cálculo de Google.
• Presentaciones: hasta 100 MB para presentaciones convertidas a Google Slides.
• Todos los demás archivos: hasta 5 TB.

Esto es todo lo básico que necesitas conocer sobre lo que es Google Drive y algunas cosas que debe saber antes de comenzar. Ahora pasamos a ver el funcionamiento para saber cómo usar Google Drive.

Cómo cargar y descargar archivos de Google Drive

Para acceder a tus archivos en Google Drive, primero debes cargarlos a través de la web, PC o cliente móvil. Primero, hablaremos sobre el cliente web, donde hay dos formas de subir archivos a Drive.

El primero es el método de arrastrar y soltar: selecciona un archivo que desees cargar desde tu PC, arrástrelo a Drive en una ventana del navegador y suéltalo. Esto funciona tanto para archivos individuales como para carpetas. Habrá una pequeña ventana en la parte inferior derecha que muestra el progreso de la carga.

La segunda opción es hacer clic en el botón Nuevo ubicado en la esquina superior izquierda del sitio web y seleccionar Carga de archivo o Carga de carpeta (imagen de arriba). Luego, eliges los archivos o carpetas que quieres cargar, haces clic en Abrir o Cargar , y estará listo.

Un método aún más fácil de cargar en el servidor en la nube de Google es aprovechar Google Drive for Desktop. Simplemente arrastre los documentos que deseas cargar y suéltalos en la carpeta de Drive. Básicamente, funciona de la misma manera que transferir archivos de una carpeta a otra en tu ordenador, aunque los archivos pueden tardar un poco en sincronizarse.

Cargar archivos desde tu dispositivo móvil es igualmente fácil. Abres la aplicación Drive, tocas el icono + en la esquina inferior derecha y seleccionas el archivo que deseas enviar a la nube. También puedes cargar archivos rápidamente abriéndolos, tocando el botón Compartir y luego Guardar en Drive .

La descarga de archivos de Google Drive también es rápida y sencilla en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Si estás utilizando Google Drive para escritorio, todo lo que cargue se puede copiar a cualquier otra carpeta en tu ordenador como cualquier otro archivo. También puedes descargar archivos desde el cliente web haciendo clic derecho y haciendo clic en Descargar . Esto funciona tanto para archivos individuales como para carpetas completas.

En los dispositivos móviles, puedes ser más conveniente dejar los archivos en la nube y simplemente abrirlos cuando los necesites, pero hay algunas situaciones en las que necesitarás encontrar ese botón de descarga de Google Drive. Todo lo que necesita hacer es encontrar el archivo en la aplicación, tocar los tres puntos a la derecha, luego Descargar y listo.

Cómo organizar y eliminar archivos en Google Drive

Puedes organizar los archivos en Drive de la misma manera que lo harías en tu PC. Puedes dejarlos todos en un solo lugar (Mi unidad de forma predeterminada) o colocarlos en diferentes carpetas. Para crear una carpeta en el cliente web, haga clic en el botón Nuevo y luego seleccione Carpeta . También puedes hacer clic con el botón derecho en la carpeta de Drive en tu ordenador y crear una nueva carpeta como lo harías normalmente en Windows. En un dispositivo móvil, toca el botón azul + y selecciona Carpeta.

Para mover archivos a una carpeta en la web, simplemente use el método de arrastrar y soltar para el cliente web y la carpeta de Drive. Esto también funciona en dispositivos móviles, pero en mi experiencia, es más rápido si tocas el ícono Más acciones (tres puntos verticales) al lado de un archivo, seleccionas la opción Mover y luego eliges la nueva ubicación para el archivo.

Cómo eliminar archivos de Drive

Dado que el espacio de almacenamiento es un bien escaso en la nube, es importante saber cómo eliminar archivos de Drive para liberar espacio. La opción más fácil en la web es seleccionar un archivo o carpeta y presionar la tecla Eliminar en tu teclado. Esto funciona tanto para el cliente web como para la carpeta de Drive.

Para eliminar un documento de Drive de tu dispositivo móvil, toque el icono Más acciones junto al archivo (tres puntos verticales) y seleccione Eliminar .

Cómo compartir archivos en Google Drive

Una de las mejores cosas de Drive es la capacidad de compartir archivos con otras personas. Pueden ser tanto documentos individuales como carpetas. Para compartir un archivo o carpeta de Google Drive, selecciónalo y haz clic en el icono Obtener enlace para compartir , luego copia y comparta el enlace con las personas que quieras.

Ten en cuenta que tienes cierto control sobre lo que las personas pueden hacer con tu enlace. El modo restringido predeterminado significa que solo las personas que agregues explícitamente pueden ver el archivo. Puedes cambiar esto para que cualquiera que tenga el enlace pueda verlo. Para Documentos y Hojas de cálculo de Google , también puedes elegir entre permisos de visualización y edición.

El proceso es similar para los dispositivos móviles. Toca el icono Más acciones (tres puntos verticales) junto a un archivo y activa la  opción Compartir enlace . El enlace se copiará automáticamente, por lo que puede seguir adelante, pegarlo en una aplicación de mensajería y enviárselo a un amigo. Alternativamente, puedes tocar Agregar personas  para enviar el enlace a una dirección de correo electrónico.

Cómo utilizar Google Drive con aplicaciones de terceros

Drive está conectado con el paquete de productividad de oficina de Google que incluye Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, que compiten con Word, Excel y PowerPoint de Microsoft. Aunque estos tres servicios tienen su propio sitio web dedicado, cada documento que crea se guarda automáticamente en Drive. Drive también es compatible con otros servicios de Google como Formularios de Google, Dibujos de Google y más.

Puedes crear un documento directamente desde la interfaz web de Drive o la aplicación móvil, que luego te llevará a la página dedicada de Google Doc. ¿Cómo exactamente? Haz clic en el botón azul Nuevo en la esquina superior izquierda de la página web y luego selecciona Google Docs , Hojas de cálculo o presentaciones de Google . En el dispositivo móvil, toca el icono azul + y selecciona una de las tres opciones mencionadas anteriormente.

Independientemente de la opción que elijas, siempre podrás acceder a todos los documentos creados desde ru PC, dispositivo móvil y la carpeta de Drive en tu ordenador.

Google Drive también se integra con muchas aplicaciones de terceros. Éstas incluyen:

• DocHub (firma de archivos PDF)
• Pixlr Express (editor de fotos)
• Draw.io (diagramas)
• y muchos más

Una aplicación de terceros que funciona con Google Drive es WhatsApp , donde puedes almacenar tus mensajes más antiguos en el servicio en la nube. Ademas, WhatsApp realizó un cambio que permite a las personas almacenar mensajes en Google Drive sin que cuenten para tus límites de almacenamiento.

Puede consultar la lista completa a través de la interfaz web: haz clic en el botón Nuevo y selecciona Más seguido de Conectar más aplicaciones . Cuando veas algo que te guste, haz clic en el  botón Conectar para integrarlo con Drive.

Uso de la integración de Drive de Gmail

Una de las mejores y más útiles integraciones es entre Gmail y Drive. De hecho, el soporte no oficial para el uso de Gmail para almacenamiento es anterior a Google Drive como servicio. Los fanáticos crearon un programa llamado Gmail Drive que le permitía usar Gmail como medio de almacenamiento. Obviamente, una vez que se lanzaron Google Drive y Drive for Desktop, Gmail Drive ya no era necesario y ya no es compatible.

Lee también:  11 buenos consejos y trucos para Gmail

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Para compartir un archivo de Drive con Gmail, comienza a redactar un mensaje y haz clic en el icono de Drive en la parte inferior de la pantalla. Luego puedes navegar hasta el archivo y compartirlo. En un dispositivo móvil, haz clic en el icono Adjuntar (el clip) en la parte superior de la pantalla y luego en Insertar desde Drive . Esta también es una manera fácil de compartir archivos grandes, que se comparten como vínculos en lugar de como archivos adjuntos.

También es fácil guardar archivos de Gmail en la unidad. Simplemente coloca el mouse sobre la imagen u otro archivo multimedia y haz clic en el ícono de Drive en la parte inferior derecha. En el dispositivo móvil, debes mantener presionada la imagen y luego tocar Ver imagen . Presiona el ícono Más opciones (los tres puntos) en la esquina superior derecha, luego Guardar en Drive .

Es necesario indicar que los archivos en Gmail cuentan para el mismo límite de almacenamiento que los archivos en Drive por lo que realmente no estás ahorrando espacio de esta manera. Sin embargo, estás facilitando la búsqueda en la interfaz de Drive en clientes web, móviles y de escritorio.

Cómo usar Google Drive sin conexión

Tener tus archivos en línea es excelente para acceder a ellos desde múltiples dispositivos, pero también puede significar que no podrás verlos o editarlos sin una conexión a Internet. Afortunadamente, este no es el caso de Google Drive. El servicio tiene un modo fuera de línea, lo que te permite acceder a archivos mientras no estás conectado a Internet. Puedes ver y editar archivos, incluidos Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, y todos los cambios se sincronizan automáticamente cuando se vuelve a establecer una conexión a Internet.

Debes activar el acceso sin conexión individualmente para cada dispositivo. En tu computadora, abre el menú de configuración y habilite el modo sin conexión. Además, asegúrate de descargar la extensión de Chrome sin conexión de Google Docs . Una vez hecho esto, puedes visitar el sitio web de Drive para ver o editar tus archivos. Pero tenga en cuenta que debes usar el navegador Chrome para que esto funcione. Por supuesto, también puedes abrir archivos a través de la carpeta de Drive en tu computadora, que luego se abrirán en Chrome.

Las cosas son un poco diferentes en los dispositivos móviles. Tienes que abrir la aplicación Drive, tocar el ícono Más acciones (tres puntos verticales) al lado de un archivo y luego seleccionar Disponible sin conexión . Alternativamente, puede mantener presionado un archivo y luego seleccionar otros adicionales y seguir el mismo procedimiento para habilitar el modo fuera de línea para varios archivos al mismo tiempo.

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Si ha llegado hasta aquí, deberías tener una buena idea de cómo utilizar Google Drive. Para obtener más información sobre otros servicios de Google, consulte nuestras otras guías a continuación.